Il 7 agosto 2024, il Ministero della Giustizia ha pubblicato le nuove specifiche tecniche che disciplinano il Processo Civile Telematico (PCT). Il provvedimento acquista efficacia a decorrere dal 30 settembre 2024. Queste modifiche rappresentano un avanzamento significativo verso una digitalizzazione più completa e sicura dei processi civili, introducendo innovazioni in vari aspetti chiave.
Di seguito una prima analisi di alcune delle novità delle nuove specifiche tecniche.
Estensione dei formati di file accettati (Art. 16)
Una delle principali innovazioni riguarda l’ampliamento dei formati di file accettati per il deposito telematico. Sono ammessi formati
- documenti impaginati – PDF o PDF/A (.pdf), Rich-Text Format (.rtf).
- Immagini raster – JPEG (.jpg, .jpeg), TIFF (.tif, .tiff), GIF (.gif), DICOM (.dcm).
- Video – formati video delle famiglie MPEG2 e MPEG4 (.mp4, .m4v, .mov, .mpg, .mpeg), AVI (.avi).
- Audio: MP3 (.mp3), FLAC (.flac), audio RAW (.raw), Waveform Audio File Format (.wav), AIFF (.aiff, .aif).
- Testo – TXT (.txt).
- Ipertesto – XML Extended markup language (.xml), HTML (.html,.htm).
- Posta elettronica – eml (.eml), purché contenenti file nei formati di cui alle lettere precedenti
- Posta elettronica – .msg, anche se contenenti file nei formati di cui alle lettere da a) a g).
- Formato compresso: è consentito l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti
- file nei formati previsti alle lettere precedenti: .zip, .rar, .arj.
Aumento della dimensione della busta telematica (Art. 17)
La dimensione massima consentita per la busta telematica è pari a 60 Megabyte. Questo cambiamento riduce la necessità di depositi complementari, facilitando l’invio di documenti voluminosi, come file multimediali, in un’unica soluzione. La modifica semplifica il processo di deposito, migliorando l’efficienza operativa degli avvocati e degli uffici giudiziari.
Accettazione automatica dei depositi telematici (Art. 17)
L’articolo 17 introduce un sistema di accettazione automatica per i depositi telematici. Questo sistema effettua controlli preliminari sui documenti presentati, categorizzando eventuali anomalie in WARN (avvertimenti), ERROR (errori bloccanti che richiedono l’intervento della cancelleria) e FATAL (anomalie che impediscono il completamento del deposito). Questa innovazione mira a ridurre i tempi di attesa e a garantire una maggiore trasparenza e sicurezza nel processo di accettazione degli atti.
Il gestore dei servizi telematici effettua i controlli automatici sulla busta telematica; le possibili anomalie all’esito dell’elaborazione della busta telematica sono codificate secondo le seguenti tipologie:
a) WARN (WARNING): anomalia non bloccante; si tratta in sostanza di segnalazioni, tipicamente di carattere giuridico (ad esempio manca la procura alle liti allegata all’atto introduttivo certificato di firma non valido o mittente non firmatario dell’atto);
b) ERROR: anomalia bloccante che si verifica in tutti i casi nei quali è necessario un intervento della cancelleria al fine di consentire l’accettazione dell’atto;
c) FATAL: anomalia bloccante, eccezione non gestita o non gestibile (esempio: impossibile decifrare la busta depositata o elementi della busta mancanti ma fondamentali per l’elaborazione).
A seguito dell’invio dell’atto processuale i sistemi informativi ministeriali procedono alla verifica e alla accettazione automatica del deposito degli atti inviati, salvi i casi di anomalia ovvero quelli in cui è necessario l’intervento degli operatori di cancelleria.
in caso di anomalia bloccante (FATAL) il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione del rifiuto dell’accettazione dell’atto.
In caso di accettazione dell’atto, anche dopo l’intervento degli operatori di cancelleria, il gestore dei servizi telematici invia al depositante un messaggio di posta elettronica certificata, contenente la comunicazione dell’avvenuto deposito dell’atto, con effetto a decorrere dal momento in cui è stata generata la ricevuta di accettazione da parte del gestore di posta elettronica certificata del depositante, ai sensi dell’articolo 6, comma 1, del d.p.r. 11 febbraio 2005, n. 68.
Richiesta di notifica telematica via UNEP (Art. 23)
L’articolo 23 disciplina la procedura per la richiesta di notifiche telematiche tramite l’Ufficio. Ora è possibile inoltrare queste richieste direttamente tramite posta elettronica certificata (PEC), con il sistema che recupera automaticamente l’indirizzo PEC del destinatario dai registri ufficiali, semplificando e velocizzando l’intero processo di notifica.
Le richieste di notifica effettuate dai soggetti abilitati esterni sono inoltrate all’UNEP tramite posta elettronica certificata.
All’UNEP può essere inviata, sempre all’interno della busta telematica, la richiesta di pignoramento.
Ai fini della notificazione per via telematica, il sistema informatico dell’UNEP recupera l’indirizzo di posta elettronica del destinatario a seconda della sua tipologia:
a) soggetti abilitati esterni e professionisti iscritti in albi o elenchi costituiti ai sensi dell’articolo 16 del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 convertito con legge del 28 gennaio 2009, n. 2: dal ReGIndE, ai sensi dell’articolo 7, comma 6, nonché dall’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC), sezione professionisti, costituito ai sensi dell’articolo 6-bis del CAD;
b) imprese: dall’indice nazionale delle imprese e dei professionisti (INI-PEC), sezione imprese, costituito ai sensi dell’articolo 6-bis del CAD;
c) cittadini, professionisti che svolgono una professione non organizzata in ordini, albi o collegi ai sensi della legge n. 4/2013, enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione nell’INI-PEC: dall’indice nazionale dei domicili digitali (INAD).
Il sistema informatico dell’UNEP, eseguita la notificazione, trasmette – per via telematica a chi ha richiesto il servizio – il documento informatico con la relazione di notificazione sottoscritta mediante firma digitale o firma elettronica qualificata e congiunta all’atto cui si riferisce, nonché le ricevute di posta elettronica certificata.
La casella di posta elettronica certificata di un soggetto abilitato esterno deve disporre di uno spazio disco minimo pari a 1 Gigabyte
Deposito telematico della prova di notifica via PEC (Art. 26)
L’articolo 26 stabilisce che, in caso di notifica via PEC, è necessario depositare l’atto notificato, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna.
“La trasmissione in via telematica all’ufficio giudiziario delle ricevute previste dall’articolo 3- bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53, nonché della copia dell’atto notificato ai sensi dell’articolo 9, comma 1, della medesima legge, è effettuata inserendo l’atto notificato all’interno della busta telematica di cui all’articolo 17 e, come allegati, la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna relativa ad ogni destinatario della notificazione; i dati identificativi relativi alle ricevute sono inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 15, comma 1, lettera f)”
attestazione di conformità apposta su un documento informatico separato (Art. 27)
L’attestazione di conformità deve essere inserita in un documento separato in formato PDF, firmato digitalmente. Questo documento, che certifica la conformità della copia digitale all’originale, deve essere allegato alla busta telematica o alla PEC, a seconda del caso. Questa procedura aggiunge un ulteriore livello di sicurezza e conformità, assicurando che le copie digitali mantengano la loro validità legale.
“1. Quando si deve procedere ad attestare la conformità di una copia informatica, anche per immagine, ai sensi del terzo comma dell’articolo 16-undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n.179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 212, l’attestazione è inserita in un documento informatico in formato PDF e contiene una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità nonché il relativo nome del file. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata secondo quanto previsto all’articolo 15, comma 2.“
“2. Se la copia informatica è destinata ad essere depositata secondo le regole tecniche previste dall’articolo 4 del decreto legge 29 dicembre 2009, n.193, convertito con modificazioni dalla legge 22 febbraio 2010, n. 24, il documento informatico contenente l’attestazione è inserito come allegato nella busta telematica di cui all’articolo 17; i dati identificativi del documento informatico contenente l’attestazione, nonché del documento cui essa si riferisce, sono anche inseriti nel file DatiAtto.xml di cui all’articolo 15, comma 1, lettera f).”
“3. Se la copia informatica è destinata ad essere notificata ai sensi dell’articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, gli elementi indicati al primo comma, sono inseriti nella relazione di notificazione“.
“4. Nelle ipotesi diverse dai commi 2 e 3, se la copia informatica è destinata ad essere trasmessa tramite posta elettronica certificata, l’attestazione di cui al primo comma è inserita come allegato al messaggio di posta elettronica certificata“.
“5. In ogni altra ipotesi, l’attestazione di conformità è inserita in un documento informatico in formato PDF contenente i medesimi elementi di cui al primo comma, l’impronta del documento informatico di cui si sta attestando la conformità e il riferimento temporale di cui ai capitoli 2.2, comma quarto e 2.3, comma sesto delle “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 2021. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto dal soggetto che compie l’attestazione con firma digitale o firma elettronica qualificata. L’impronta deldocumento può essere omessa in tutte le ipotesi in cui il documento informatico contenente l’attestazione di conformità è inserito, unitamente alla copia informatica del documento, in una struttura informatica idonea a garantire l’immodificabilità del suo contenuto“.
“6. L’attestazione di conformità di cui ai commi precedenti può anche riferirsi a più documenti informatici”.
Comunicazioni e notificazioni contenenti dati particolari (Art. 22)
Maggiore attenzione per la protezione dei dati personali particolari (sensibili) nelle comunicazioni e notificazioni telematiche. Queste misure sono in linea con le normative sulla protezione dei dati personali e mirano a garantire che le informazioni sensibili siano gestite con il massimo livello di sicurezza.
“1. La comunicazione o la notificazione che contiene categorie particolari di dati personali è effettuata per estratto; in questo caso al destinatario viene recapitato l’avviso di disponibilità, secondo il formato riportato nell’Allegato 8; il destinatario effettua il prelievo dell’atto integrale accedendo all’indirizzo (URL) contenuto nel suddetto messaggio di PEC di avviso.“
30 settembre 2024
Dal 30 settembre 2024, sarà importante per gli operatori del diritto adeguarsi a queste novità per garantire la conformità e sfruttare al meglio le nuove possibilità offerte dalla digitalizzazione del processo civile.
“Articolo 31 (Entrata in vigore)
1. Il presente provvedimento sarà pubblicato sul PST ed acquista efficacia a decorrere dal 30 settembre 2024.
2. Dalla data di efficacia del presente provvedimento cessano di trovare applicazione le specifiche tecniche adottate con provvedimento del Direttore generale DGSIA del 16 aprile 2014 e successive modifiche.”
Decreto Ministero della Giustizia del 21 febbraio 2011, n. 44 | Specifiche Tecniche ex 34 DM 44/2011 del 7 agosto 2024 |
